Die Privatnutzung des Firmenfahrzeugs ist begehrt. Oftmals erhält der Arbeitnehmer ein höherwertiges Fahrzeug, als er sich privat gönnen würde. Die Privatnutzung muss jedoch als geldwerter Vorteil, d. h. als „Lohn“ des Arbeitgebers versteuert werden. Dieser Vorteil kann durch ein Fahrtenbuch konkret oder durch die 1 %-Regelung pauschal erfasst werden.
Was geschieht, wenn der Arbeitnehmer nicht - wie vereinbart - ein Fahrtenbuch führt oder das Fahrtenbuch unzulänglich ist?
1. Grundsätzliches
Der Arbeitgeber hat gem. § 38 Abs. 3 S. 1 EStG die Einkommenssteuer durch Abzug vom Arbeitslohn für Rechnung des Arbeitnehmers einzubehalten. Mit dem Abzug und der Abführung von Lohnbestandteilen erfüllt der Arbeitgeber gegenüber dem Arbeitnehmer seine Vergütungspflicht. Der Arbeitgeber hat die einzubehaltende Lohnsteuer beim Finanzamt anzumelden und abzuführen (§ 41a Abs. 1 S. 1 EStG). Die Anmeldung der Lohnsteuer steht einer Steuerfestsetzung unter Vorbehalt der Nachprüfung gleich (§ 168 S. 1 AO). Sie betrifft den jeweiligen Arbeitnehmer als Schuldner der Lohnsteuer unmittelbar, weil er deren Abzug vom Lohn zu dulden hat.
Führt der Arbeitgeber die auf die Privatnutzung von Dienstfahrzeugen entfallenen Steuern ab, so erwirkt der Arbeitgeber gegen den Arbeitnehmer einen Erstattungsanspruch aus §§ 42d Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 S. 1 EStG, 44 Abs. 1 S. 1 AO i. V. m. § 426 Abs. 1 S. 1 BGB.
Hat nämlich der Arbeitgeber von den Einkünften des Arbeitnehmers zu wenig Lohnsteuer einbehalten und dann an das Finanzamt abgeführt, kann er nach den vorbezeichneten Ansprüchen vom Arbeitnehmer die Erstattung nach entrichteter Lohnsteuer verlangen. Alleine der Umstand, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das Fahrzeug unentgeltlich zur privaten Nutzung überlassen hat, führt gerade dazu, dass bei ihm ein als Lohnzufluss zu erfassender steuerlicher Nutzungsvorteil entstanden ist.
Das besagt noch nichts darüber, welche Vertragspartei im Innenverhältnis die Steuerlast tragen soll. Sollten jedoch die Parteien anfänglich der Auffassung gewesen sein, die Privatnutzung des Fahrzeuges stelle keinen Arbeitslohn dar, so führt das nicht zu einer Verpflichtung des Arbeitgebers, bei abweichender Beurteilung die Rechtslage die Steuerlast zu übernehmen.
2. Wen treffen die Folgen?
Die Bewertung der Privatnutzung nach der Fahrtenbuchmethode setzt voraus, dass Fahrtenbücher zeitnah und laufend in geschlossener Form geführt werden.
Es besteht auch keine Verpflichtung des Arbeitgebers, den Arbeitnehmer auf etwaige Defizite bei der Führung von Fahrtenbüchern zeitnah hinzuweisen. Wählt der Arbeitnehmer diese Besteuerungsmethode, so hat er selbst für eine ordnungsgemäße Führung des Fahrtenbuches zu sorgen.
Insoweit kommt zu tragen, dass der Arbeitnehmer nach § 38 Abs. 2 S. 1 EStG Schuldner der Lohnsteuer ist und als steuerpflichtiger die Wahl zwischen der 1%-Methode oder der Fahrtenmethode zu treffen hat. Entscheidet er sich für das Fahrtenbuch, so hat er dafür zu sorgen, dass er das Fahrtenbuch den gesetzlichen Anforderungen entsprechend führt. Er muss sich im Zweifel selbst kundig machen.
Wird kein Fahrtenbuch geführt oder ist es unzureichend, so wird pauschal nachversteuert. Der Arbeitnehmer muss das dem Arbeitgeber ersetzen.
Das Bundesarbeitsgericht hat (glücklicherweise) entschieden, dass die Nachforderung einer arbeitsvertraglichen Ausschlussfristenregelung nicht unterliegt. Der Erstattungsanspruch sei nämlich kein Anspruch aus dem Arbeitsverhältnis und auch nicht ein solcher, der mit dem Arbeitsverhältnis in Verbindung steht. Der Entstehungsbereich dieses zivilrechtlichen Anspruches liege nämlich nicht im Arbeitsverhältnis, sondern im steuerlich rechtlichen – öffentlich rechtlichen Pflichtengefüge, das beide Parteien des Arbeitsverhältnisses trifft (vgl. BAG, Urt. v. 17.10.2018 – 5 AZR 538/17).
